Onko toimiston muutto Kuopion seudulla ajankohtainen vuodenvaihteen lähestyessä? Uuden tilan etsintä kannattaa aloittaa arjen tarpeista: ketkä toimistolla työskentelevät, millaisia asiakkaita siellä käy ja miten työnteko muuttuu lähivuosina? INNOCUMin toimitiloihin Siilinjärven Harjamäessä tutustumalla hahmotat vaihtoehtoja noin 20 minuutin ajomatkan päässä Kuopiosta. Hyvin valmisteltu muutto alkaa sopivan tilan valinnasta jo ennen muuttolaatikoiden pakkaamista.
Mistä toimiston muuton suunnittelu kannattaa aloittaa?
Kirjaa ensin, mikä nykyisessä toimistossa toimii ja mikä vaikeuttaa työtä. Tarvitsetteko rauhallisia työhuoneita, yhteistä työskentelytilaa vai tilaa asiakastapaamisille? Mitoita kokonaisuus todellisen käytön perusteella. Huomioi myös kalusteet, säilytys ja mahdollinen henkilöstön kasvu.
INNOCUMissa on vaihtoehtoja yhden hengen työhuoneista suurempiin toimistokokonaisuuksiin. Tilojen käyttökunnostuksesta ja varustamisesta sovitaan asiakkaan kanssa. Tutustu toimistotilojen vaihtoehtoihin ja kerro tilakierroksella, miten yrityksenne työskentelee. Selvitä samalla, millainen ratkaisu on saatavilla toivomassasi aikataulussa.
Neljä asiaa, jotka kannattaa tarkistaa uudesta toimistosta
Kun suunnittelet toimiston muuttoa Kuopion alueella, vertaa tiloja näiden käytännön kysymysten avulla:
- Työrauha ja kalustus: Kuinka monta työpistettä tarvitaan samaan aikaan? Mittaa kalusteet ja arvioi, mahtuvatko myös kulkureitit ja yhteiset toiminnot tilaan luontevasti.
- Yhteydet ja tekniikka: Selvitä yrityksenne tarvitsemat verkkoyhteydet, laitteiden paikat ja sähköpisteet. Sovi mahdollisista asennuksista ennen muuttoa.
- Saapuminen: Käy läpi työntekijöiden ja asiakkaiden kulkeminen, pysäköinti sekä tavarantoimitusten reitti. Varmista yrityksenne tarvitsemat kulkujärjestelyt tilakohtaisesti.
- Aikataulu ja kustannukset: Sovi tilan valmistumisesta, avainten luovutuksesta ja vuokraan sisältyvistä asioista. Huomioi budjetissa myös kalusteet, muuttopalvelu ja mahdollinen vuokrakausien päällekkäisyys.
Muuttosuunnitelma pitää yrityksen arjen käynnissä
Toimiston muutto kannattaa jakaa pieniin, vastuullisiin tehtäviin. Näin asiakaspalvelu ja työnteko jatkuvat mahdollisimman sujuvasti:
- Nimeä vastuuhenkilö: Kokoa aikataulu ja yhteystiedot yhteen paikkaan. Kerro henkilöstölle, mistä muuton etenemistä voi seurata.
- Varaa muuttopäivä ajoissa: Sovi kuljetukset ja pakkaaminen. Marraskuussa on hyvä huomioida myös pimeys, sää ja turvalliset kulkureitit.
- Testaa ennen ensimmäistä työpäivää: Varmista verkkoyhteydet, työvälineet ja yrityksenne omat järjestelmät. Sovi etukäteen, kuka ratkaisee mahdolliset käyttöönottopulmat.
- Päivitä osoitetiedot: Tarkista verkkosivut, laskutustiedot, asiakasviestit ja tarvittavat rekisterit. Jaa saapumisohjeet myös yhteistyökumppaneille.
Meidän mallimme: Uudet toimitilat yrityksesi tarpeiden mukaan
INNOCUMin monialainen yritysyhteisö, ravintola Lataamo ja alueen kokouspalvelut täydentävät toimitilojen kokonaisuutta. Aiempi artikkelimme toimitiloista Kuopion seudulla auttaa vertailemaan sijaintia ja palveluja.
- Kerro lähtötilanne: Kuvaile toiminta, tilantarve ja tavoiteltu muuttoajankohta. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse tietää ensimmäisessä yhteydenotossa.
- Tutustu paikan päällä: Käy läpi tilan käyttö, sovittavat muutokset ja ympäristön palvelut. Varmista soveltuvuus omalle toiminnallesi.
- Sovi toteutus: Vahvista tilaratkaisu, kustannukset ja aikataulu ennen muuttojärjestelyjen lukitsemista. Selkeät vastuut helpottavat käyttöönottoa.
Suunnitteletko toimiston muuttoa? Aloitetaan tilatarpeesta!
Kun etsit yrityksellesi uusia toimitiloja Kuopion seudulta, Siilinjärveltä tai muualta Pohjois-Savosta, ota yhteyttä INNOCUMiin. Kerro, millaisia tiloja tarvitsette ja milloin muutto olisi ajankohtainen. Selvitetään yhdessä yrityksenne arkeen sopivat vaihtoehdot.
